Im Vorfeld einer Dialogkonferenz werden zwischen den Initiatoren und den Moderatoren von „Dialog macht Schule“ die anstehenden Themen und die dafür notwendigen Beteiligten abgestimmt. Es wird viel Wert darauf gelegt, dass möglichst alle, die von dem zu behandelnden Thema betroffen sind, in die Vorbereitung und Durchführung einbezogen werden.

Der Vorschlag für die Durchführung eines Dialogforums kann von der Schulleitung, vom Lehrerkollegium, von der Elternvertretung oder von der Schülervertretung eingebracht werden. Wichtig ist die freiwillige Zustimmung der Beteiligten, sich an einem solchen Forum zu beteiligen. Dafür müssen im Vorfeld alle offenen Fragen und Vorbehalte zum Vorgehen und zum Inhalt geklärt werden.

Ein Dialogforum kann ein schulinternes Thema zwischen Schulleitung und Lehrern, zwischen Lehrerschaft, Schülervertretern und/oder Elternvertretern behandeln. Es sind auch Dialogkonferenzen für Funktionsträger, wie z.B. Schulleiter oder Elternvertreter aus unterschiedlichen Schulrichtungen oder Schulmodellen möglich. Eine regionale Dialogkonferenz kann solche Themen schul- und schulartübergreifend behandeln, die im Landkreis, in der Gemeinde oder in der Stadt bis in die Schulen hineinwirken. An einem regionalen Dialogforum können auch Vertreter aus der Verwaltung oder aus Unternehmen teilnehmen.