Damit eine Dialogkonferenz ihre Wirkungen entfalten kann braucht es Zeit. Wenn Themen vertieft besprochen werden sollen, muss ausreichend Zeit dafür eingeplant werden. Optimal wäre ein Zeitrahmen von einem ganzen Tag. In besonderen Fällen können auch 2 Stunden oder mehrere Tage sinnvoll sein. Der „pädagogische Tag“ bietet sich zum Beispiel ideal für eine schulinterne Dialogkonferenz an.

Die Kosten für die Planung, Durchführung und Auswertung eine Dialogkonferenz orientieren sich an den Zielen, Rahmenbedingungen und vorhandenen Mitteln. Die Kosten für die externen Dialogmoderatoren erfolgt pauschal je nach Dauer der Dialogkonferenz. An einer finanziellen Förderung durch Sponsoren, Stiftungen und Projektmittel wird gearbeitet.

Vorgespräche und Angebote zur Planung einer Dialogkonferenz sind kostenlos. Kosten für Anfahrten, Übernachtung und eventuell notwendige Materialien werden separat abgerechnet.
Während einer mehrstündigen Dialogkonferenz sollte für das leibliche und seelische Wohl der Beteiligten gesorgt werden, d.h. Kaffeepausen mit Snacks und Mittagessen sollten vor Ort bereitgestellt werden.